Rotinas

Uma rotina é trabalho recorrente: um resumo diário de atendimento, um relatório semanal, uma conferência no fim do mês. Você define o que fazer, quem faz e quando. No horário programado, a rotina cria uma tarefa para o agente responsável, que trabalha nela como em qualquer outra tarefa.

A lista de rotinas. Cada linha tem Executar agora e a chave que liga ou desliga a rotina.

Quando usar

• Para qualquer trabalho que se repete em horário fixo: todo dia útil às 18h, toda segunda às 9h, todo dia 1º do mês.
• Quando quiser que o mesmo pedido chegue sempre igual ao agente, com os mesmos arquivos de apoio.

Como fazer

1. Criar a rotina

Em Rotinas, clique em Criar rotina. Dê um Título da rotina, escreva as instruções e escolha, em Para, o agente que vai fazer o trabalho e, em em, o projeto (opcional). Depois de criada, a rotina abre direto na seção Gatilhos.

Sem um agente definido, a rotina fica como rascunho: dá para executá-la à mão, mas ela não dispara sozinha até você escolher o agente.

2. Conhecer a página da rotina

O menu à esquerda tem dois grupos. Em Rotina ficam Visão geral, Gatilhos, Variáveis, Segredos, Anexos e Entrega. Em Operação ficam Execuções, Atividade e Histórico. No topo, Executar agora dispara a rotina na hora, e a chave ao lado liga ou pausa os disparos automáticos.

A Visão geral: responsável, instruções, variáveis e cartões de resumo.

3. Programar quando ela dispara

Em Gatilhos, clique em Novo gatilho e escolha o Agendamento: A cada hora, Todos os dias, Dias úteis, Semanalmente, Mensalmente ou um horário personalizado. Ajuste a hora e os minutos, dê um Rótulo se quiser e clique em Salvar gatilho. O cartão do gatilho mostra o próximo disparo.

Um gatilho de agendamento: todos os dias úteis às 18h.

4. Usar variáveis

Escreva um marcador entre chaves duplas nas instruções ou no título, como {{periodo}}, e ele vira uma variável na seção Variáveis. Para cada uma você define o rótulo, o tipo, as opções e o valor padrão, e se ela é obrigatória. Quando alguém clica em Executar agora, o Agente Plus pede o valor antes de começar; nos disparos programados vale o valor padrão. Por isso uma variável obrigatória precisa de valor padrão para a rotina disparar sozinha.

5. Anexar arquivos de apoio

Em Anexos, clique em Anexar arquivo. Os arquivos são copiados para cada tarefa que a rotina cria, como um modelo de relatório que o agente deve seguir.

Os anexos da rotina vão junto em cada tarefa criada.

6. Decidir o que fazer com disparos sobrepostos

Em Entrega ficam duas escolhas:

• Concorrência, para quando chega a hora de um disparo e a execução anterior ainda não acabou: Consolidar se ativa (o padrão: guarda só um disparo na fila), Sempre enfileirar ou Ignorar se ativa.
• Recuperação, para os horários perdidos enquanto a rotina estava pausada: Ignorar perdidas (o padrão) ou Enfileirar perdidas com limite.

A prévia Próximos 5 disparos mostra o que aconteceria em cada um dos próximos horários. Na mesma seção, Remover anexos quando a tarefa for concluída apaga as cópias dos anexos quando a tarefa vai para Concluída ou Cancelada, para que elas não se acumulem a cada disparo.

Entrega: concorrência, recuperação e a prévia dos próximos disparos.

7. Acompanhar e desfazer

• Execuções lista cada disparo, com filtros por origem (agendamento ou manual), status e período. A aba Execuções Recentes, na lista de rotinas, mostra os disparos de todas as rotinas.
• Atividade mostra as mudanças feitas na rotina.
• Histórico guarda cada versão salva. Para voltar a uma versão anterior, abra-a e clique em Restaurar como nova revisão: o histórico nunca é apagado, só ganha uma versão nova.

Detalhes que importam

• Cada disparo é uma tarefa, e cada tarefa tem custo. Uma rotina de hora em hora cria muitas tarefas; confira a frequência antes de ligar. Veja Custos.
• Pausar é fácil. A chave Ligada/Desligada na lista, ou a chave no topo da rotina, pausa os disparos automáticos sem apagar nada. Executar agora continua funcionando.
• Segredos da rotina. Em Segredos você vincula segredos da empresa que valem para todas as tarefas que a rotina cria. Só Proprietário e Administrador vinculam ou criam segredos ali. Veja Segredos.
• Quem pode fazer o quê. Proprietário, Administrador e Operador criam e editam rotinas. O Visualizador só consulta.
• Rotina escrita pela equipe é da equipe. Um agente pode criar uma rotina para ele mesmo, quando você pede, e cuidar dela. Uma rotina escrita por uma pessoa, como as que vêm com os templates, só a equipe edita, muda os gatilhos ou executa à mão; o agente responsável continua trabalhando nas tarefas que ela cria.

Relacionado

• Tarefas: o que acontece com cada tarefa criada pela rotina.
• Custos: quanto as execuções das rotinas estão gastando.
• Conceitos essenciais: rotina, tarefa e execução.

Vídeo em breve

Criar uma rotina

Duração prevista: ~4 min

O que o vídeo vai mostrar

1. Clicar em Criar rotina, escrever o título e as instruções e escolher o agente.
2. Adicionar um gatilho de agendamento em Dias úteis às 18h.
3. Criar uma variável com um marcador entre chaves duplas e definir o valor padrão.
4. Anexar um modelo de relatório na seção Anexos.
5. Conferir a prévia Próximos 5 disparos em Entrega.
6. Usar Executar agora e acompanhar a execução em Execuções.